Mieux s’organiser pour optimiser sa trésorerie : les crises à répétitions et les pénuries de matières premières bousculent le monde de la distribution. Les trésoreries se tendent, ce qui poussent les distributeurs à revoir le mode de gestion de leur liquidités.
Si habituellement, l’usage consistait à facturer les BFA de un à trois acomptes par an, et un solde en fin d’année, il semble que la tendance évolue : nombreux sont ceux qui souhaitent désormais passer à une facturation mensuelle pour optimiser leur trésorerie et bénéficier ainsi de rentrées régulières.
Cette mensualisation peut cependant effrayer le service concerné (comptabilité) puisque sans outil adéquat, l’augmentation de la charge de travail s’annonce considérable :
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- Pour chaque contrat, il faut aller chercher les différents CA concernés
et leur appliquer le bon taux de remise - Puis, il faut renseigner l’intégralité de la facture.
Ici encore, les informations sont nombreuses - Enfin, dernière étape, éditer la facture et saisir les écritures comptables.
- Pour chaque contrat, il faut aller chercher les différents CA concernés
Rassembler les CA concernés
La collecte des CA concernée peut s’avérer fastidieuse.
Vous ne connaissez que trop bien la réalité terrain : la transmission des CA par vos fournisseurs ne se fait pas toujours dans les délais impartis. Souvent il faut relancer… plusieurs fois.
Le fichier peut également contenir des erreurs, une incohérence dans les CA à cause d’un magasin oublié par exemple.
Il faut alors signaler l’invalidité du fichier au fournisseur concerné, puis attendre qu’il vous le renvoie corrigé. Tous ces aléas freinent les équipes dans leurs tâches quotidiennes.
Vous pouvez choisir de nous mandater
Entreprise intégrée ou réseau d’indépendants, TELAMON s’adapte à votre organisation.
Comme déjà nombre de nos clients, vous pouvez décider de confier à nos équipes la collecte des CA mois après mois et bénéficier d’un service de qualité, avec une vraie valeur ajoutée.
Chaque mois, le fournisseur envoie au portail IAXX un fichier Excel comprenant l’ensemble des CA par magasin. L’outil lit immédiatement le fichier : un premier contrôle est effectué afin de s’assurer de la cohérence des données transmises et détecter les éventuelles erreurs.
Le fournisseur reçoit un mail d’accusé de réception automatique : d’accord ou non !
Une fois le fichier validé, l’export est automatique.
Nos équipes se chargent ensuite de veiller à la bonne traduction de l’intégralité des données transmises dans le langage interne de votre SI (ex : Agence de Lyon vs Villeurbanne; Ancien vs nouveau propriétaire etc), puis de valider chaque CA déclaré.
Calculer et appliquer le bon taux de remise
Pour chaque contrat, il faut ensuite calculer et appliquer le bon taux de remise.
Exécuter cette tâche mensuellement et manuellement monopoliserait bien trop de temps et de ressources. D’une part, pour retrouver les bons taux, s’assurer de leurs fiabilités, puis procéder aux calculs, sans erreur.
Avec IAXX, c’est simple.
En début d’année, le Distributeur saisit toutes ses négociations dans IAXX Relation Fournisseurs, notamment les taux de remise et de prestation, ainsi que la fréquence de facturation souhaitée.
Dès lors, IAXX s’occupe de calculer les montants de remises à facturer, actualisés chaque jour, en automatique, sur la base des dernières données collectées.
Editez les factures
En indiquant à IAXX la fréquence de facturation de votre choix (en l’occurrence mensuelle), vous vous délestez également de toute la partie édition manuelle.
Chaque mois, IAXX prépare pour vous la facture en y intégrant toutes les infos nécessaires (adresse, libellé, CA et montant). Une fois toutes vos factures validées, IAXX vous permet de les diffuser en masse, sur papier ou en envoi par mail.
L’outil peut aussi s’interfacer avec des logiciels de signatures électroniques ou de comptabilité (lignes d’écriture comptable).
En mensualisant vos factures avec IAXX, vous bénéficiez d’un suivi plus précis, de factures plus justes, et d’une rentrée d’argent plus régulière avec, en prime, une diminution du risque de litiges en fin d’année.
Vous gardez l’entière maîtrise de vos données et pouvez évidemment intervenir pour modifier certains paramétrages, ou plus encore, mettre à jour certaines infos ou supprimer une proposition.