Il est essentiel de nouer des relations solides et durables avec vos fournisseurs, dans la confiance.
Cela implique un mélange complexe entre coopération et compétition (coopétition) surtout lorsqu’il s’agit de négocier et de s’entendre sur les RFA/BFA.
La complexité des négociations ne cesse de croître
Périmètres et gammes multiples compliquent le calcul des RFA.
Par exemple, sur une famille de produits, un Fabricant consentira à ajuster son taux de remises négocié en fonction du volume d’achat réalisé à la fin de l’année par son client Distributeur.
Mais vous pouvez aussi décider, lors des discussions, de scinder une famille de produits en différentes catégories et proposer un pourcentage de remise différent pour chacune.
Votre gestion doit se montrer extrêmement précise
Bien évidement, tout ceci nécessite d’être extrêmement précis et confiants sur les montants déclarés pour ne pas fausser la mesure de votre performance et de votre marge.
Plus encore, une erreur de calcul, l’oubli d’une information, une TVA non prise en compte… tout est susceptible de provoquer des désaccords sur les montants déclarés. S’ensuivent alors de longues périodes de discussions et de recherche pour trouver la ou les sources d’écarts et les corriger.
Et vous savez que ce travail doit être répété pour des centaines de fournisseurs, parfois plus.
Prenons l’exemple d’une erreur dans le CA déclaré
Tout d’abord, il s’agit de repérer de quand date l’écart : un mois ? Six mois ? Douze mois ?
Difficile de le savoir rapidement.
Puis, une fois l’écart identifié, il faut déterminer la source de données sur laquelle vous appuyer pour identifier le bon montant d’achat : réception, CA déclaré par le fournisseur, CA déclaré par votre comptabilité…
C’est une étape cruciale pour calculer la bonne remise de fin d’année.
Enfin, il n’est pas simple de déterminer la raison de l’écart pour le neutraliser.
Le plus souvent il s’agit d’un magasin oublié, d’une gamme ou d’une livraison non prise en compte dans le contrat, de frais non imputés (frais de transport, retour de palettes, de consignes).
Parfois encore il peut y avoir un décalage d’un mois entre la livraison et la facturation, ce qui provoque un décalage d’une année.
Une fois la source de l’écart identifiée, il faut la vérifier puis la corriger via un calcul souvent complexe qui nécessite plusieurs heures de travail.
Durant tout ce laps de temps, le délai initialement prévu entre facturation et paiement s’allonge et cela peut avoir un impact sur votre trésorerie.
Il arrive aussi que, par manque de temps ou de personnel, cette tâche soit mise de côté voire reportée, ce qui compliquera encore plus sa résolution ultérieure.
Vous êtes donc organisé et équipés des bons outils
Afin d’éviter ce cauchemar, il est indispensable d’être rigoureux et de bien entretenir à jour vos données.
Atout décisif, de bons outils vous aident beaucoup dans cette démarche.
IAXX vous fait bénéficier d’indicateurs pertinents et vous aide à identifier la cause des écarts au fil de l’eau.
Comparer toutes les sources de données pour faciliter les corrections
IAXX est un allié de taille pour optimiser et retrouver le bon montant, celui qui fera foi auprès de vos fournisseurs.
IAXX prend en compte toutes les sources de données, les compare et vous propose une vision globale, puis ciblée, sur les lignes qui requièrent votre attention.
Certains écarts peuvent être facilement justifiés : une erreur sur une facture ou l’oubli d’un magasin par exemple.
D’autres nécessitent en revanche des calculs complexes qui, sans outil, peuvent monopoliser des équipes sur plusieurs semaines…
Avec IAXX, c’est bien plus rapide.
L’outil propose des solutions de calculs dédiés pour faciliter le travail des utilisateurs et leurs faire gagner un temps précieux !
Il vous suffit ensuite de corriger les écarts signalés directement au bon endroit :
- Soit sur la base du calcul effectué par IAXX comparé à ce qui a été facturé
- Soit entre le CA déclaré par le fournisseur et ce que IAXX a calculé
Une fois l’ensemble validé, vous n’avez plus qu’à défendre vos montants d’achat lors de la négociation à venir.
