L’élaboration de vos nouveaux contrats avec vos Fournisseurs approche. Si ce processus a lieu chaque année, il n’en demeure pas moins complexe :
- Chaque contrat nécessite une attention particulière puisqu’il va être le garant de votre accord avec votre fournisseur ;
- Qu’il s’agisse de créer de nouveaux contrats ou bien de les reconduire, ils doivent être minutieusement rédigés et respecter certaines conditions. Notamment d’intégrer des mentions et clauses précises, sur mesure, à jour, comprenant toutes les spécificités de chacune des deux parties.
Or, nombre de ces éléments sont sujets à évoluer, se modifier, se complexifier, année après année. C’est notamment le cas pour : les conditions d’achat, les négociations, les normes juridiques…
Les conditions d’achat
Les accords passés avec vos fournisseurs pour deux années successives diffèrent parfois :
- mise sur le marché de certains produits ou gammes,
- droit de concurrence,
- délais de paiement…
Une simple duplication du contrat ne suffit donc pas. Chaque nouvelle mention doit être ajoutée, et celles qui nécessitent une mise à jour doivent évidemment être modifiées.
Les négociations
Vos fournisseurs sont aussi multiples que les spécificités qui vous lient à eux : tarifs, engagements, négociations, quotas minimum de produits, clauses de rendement, etc. Toutes ces négociations tendent aussi à évoluer, tant en cours d’année que pour l’année suivante.
Tout comme pour les conditions d’achat, chaque modification doit être minutieusement retranscrite au sein du contrat à venir. Sont concernés parfois des dizaines d’éléments, pour chaque contrat.
Les normes juridiques
Les contrats de distribution ou de coopération sont très encadrés. Les normes juridiques, tout comme les conditions d’achat et les négociations, évoluent, elles aussi, chaque année.
Souvent, c’est le Service juridique qui se charge de transmettre à tous les Chefs de marché et acheteurs l’ensemble des modifications à apporter au sein des contrats.
Deux solutions sont possibles pour l’utilisateur :
- Repartir du dernier contrat signé et modifier manuellement en supprimant les normes obsolètes et en ajoutant les nouvelles ;
- Utiliser une nouvelle trame mais l’utilisateur doit alors rajouter, pour chaque contrat, toutes les mentions propres à ses fournisseurs.
Rédiger l’ensemble de ces évolutions requiert du temps
Vous ne le savez que trop bien, apporter à chaque contrat toutes les modifications nécessaires (mentions légales, négociations et cadres juridiques) demeure un travail complexe, chronophage, avec un risque d’erreur important.
IAXX peut grandement vous aider.
IAXX distingue le juridique et la négociation
Les contraintes juridiques, et le cœur de la négociation avec le fournisseur sont deux choses bien distinctes dans IAXX. Chaque utilisateur peut ainsi s’occuper des modifications qui le concernent de manière autonome, en s’appuyant sur l’existant :
- Pour sa part, le juriste fait évoluer sa trame de contrat en y intégrant les nouveaux éléments juridiques de l’année ;
- En parallèle, le négociateur renseigne lui aussi le résultat de ses négociations et les nouvelles conditions d’achat inhérentes à son cœur de métier : marchés et périmètres concernés, palier à atteindre, progressivité, etc.
IAXX les rassemble ensuite pour établir le contrat
Une fois toutes les parties complétées, IAXX se charge pour vous de les rassembler pour obtenir un document contractuel, conforme, prêt à signer.
Toutes ces informations peuvent être réutilisées sans ressaisie
Tous les éléments renseignés en amont par le négociateur vont aussi servir à l’opérationnel et à la facturation en cours puis celle de fin d’année.
Ce n’est pas tout : ces mêmes données vont aussi servir aux calculs sur les remises et pour estimer les provisions. IAXX permet à chaque Chef de marché de simuler son contrat et d’analyser sa projection jusqu’en fin d’année.
Vous pouvez aussi déléguer tout ou une partie de ces tâches
Vous manquez de temps ou de ressources disponibles ? Vous pouvez confier à TELAMON l’ensemble de ces tâches.
Nos équipes spécialisées s’occupent pour vous de remplir tous les éléments de chaque contrat (taux négociés, conditions d’achat, cadres juridiques…) ; vous n’avez plus qu’à vérifier la cohérence des informations fournies.
Une fois l’ensemble validé, vous obtenez le contrat, prêt à signer, en un clic !
Vous disposez évidement d’un historique de toutes les versions passées, et pouvez à tout moment les consulter et mandater TELAMON en cas de modification additionnelle.
Des contrats conformes, opérationnels et règlementaires
IAXX facilite la collaboration entre les services et garantit la cohérence et la conformité de vos contrats signés avec tous les éléments d’analyse et de facturation.
Vous disposez d’une vision bien claire et centralisée de toutes les nouvelles saisies et pouvez ainsi facilement comparer tout nouveau contrat à celui de l’an dernier.
Pour plus d’informations, n’hésitez pas à nous contacter…